Globale omschrijving
1. Bedrijf / opdrachtgever
VNU exhibitions
2. Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Het was de bedoeling om met een groep van circa. 10 studenten te zorgen dat alle bezoekers van de ICT beurs hun jas in de garderobe op konden hangen, een informatie tas meekregen, een key-koort met een plattegrond kregen en dat er overal genoeg folders lagen. Daarnaast was er een VIP-lounge. Hier kwamen de sprekers en genodigde en kregen hier koffie, thee, fris en gebak. In de middag was hier ook een lunch aanwezig.
Mijn taak op de ICT beurs was om te zorgen dat de genodigde in de VIP lounge kregen wat ze wilden. Ik bediende de genodigde hier. De lunch was allemaal georganiseerd door de Jaarbeurs zelf dus daar had ik weinig werk aan.
In de middag heb ik op verschillende punten doorgewisseld. Ik heb bij de garderobe gestaan, heb aan de binnenkomende bezoekers een key-koort uitgedeeld en ik heb folders aangevuld.
3. Verloop opdracht
Het verloop van de opdracht ging erg goed. Het was niet erg druk, het was ook niet de drukste dag van de beurs. De klanten waren allemaal tevreden en kwamen nog weleens terug in de VIP-Lounge, wat er leuk was. Zo raakte je ook een beetje aan de praat en kwam je weer meer te weten over de beurs en de achtergrond ervan.
4. De ontwikkelde competenties
De competenties die ik bij deze opdracht heb ontwikkeld zijn; Stressbestendigheid, mondelinge communicatie, samenwerking, inzet en initiatief.
Competenties:
1. Stressbestendigheid (2)
Situatie: Op de VNU ICT-beurs bevond ik me als medewerker op verschillende terreinen. Ik stond in de VIP-lounge waar ik genodigde moest bedienen met koffie, thee, fris en een gebakje. Ook was er tussen de middag een lunch. Tijdens de lunch komt deze competentie tot zijn uiting. De lunch die op een bepaalde tijd geserveerd zal worden werd een half uur te laat geleverd waardoor de sprekers die rond de middag ingedeeld stonden om zijn/haar verhaal te vertellen op het podium schoten in de stress. Zij zouden hierdoor te laat komen om te spreken of niet kunnen lunchen.
Taken: Mijn taak in deze situatie was rustig blijven en zorgen dat alles toch nog goed verliep en de stress bij de sprekers niet verder opliep.
Acties: In de bovengenoemde situatie heb ik verschillende acties ondernomen om te zorgen dat het allemaal goed verder zal gaan. Als eerste heb ik tegen mijzelf gezegd: ' Blijf zelf rustig, schiet niet in de stress en blijf vriendelijk tegen de gasten waardoor zij het minder door zullen hebben en het je minder kwalijk nemen'. Daarna heb ik de sprekers die in tijdsnood terecht zouden kunnen komen uitgelegd wat er aan de hand was en zodra het eten er was hen eerst gelaten.
Resultaat: Het resultaat van de genomen acties was erg positief. De genodigde hadden het lang niet allemaal door en bleven begripvol voor die situatie omdat ik hem ook niet in handen had.
Terugkoppeling: Als ik zo terugkijk op de dag en bedenk wat ik de volgende keer anders zal doen is het, het indelen van personeel op drukke momenten. Het is niet overal tegelijk even druk dan hoef je niet altijd met meerdere personen op een post te staan als het ergens anders té druk is op dat moment.
2. Mondelinge communicatie (2)
Situatie: Op de VNU ICT-beurs heb ik 8 november een dag meegelopen. Hier heb ik op verschillende manieren kennis gemaakt met mondelinge communicatie door de mensen die je daar tegen kwam. Ik ben met de genodigde en standhouders gesprekken aangegaan en heb hen hierin verteld over wat de bedoeling was wat zij moesten doen in de VIP-Lounge. Hier hing een bord waarop zij dingen aan konden geven e.d.
Taken: Mijn taak op deze dag was om in de VIP –lounge genodigden te ontvangen. De personen die hierheen kwamen kregen van mij koffie en een gebakje. Vaak kwamen ze even aan de ‘bar’ zitten en maakte ik een praatje met ze. Ook ben ik in overleg op verschillende plaatsen ingevallen om te helpen op punten waar het erg druk was.
Acties: als voorbereiding heb ik mijzelf goed ingelezen over wat er allemaal gaande was op de beurs en waarover het allemaal zou kunnen gaan. Doordat ik dit heb gedaan kon ik op de dag zelf makkelijker communiceren en duidelijk helder overbrengen wat ik vond van dingen en zat ik niet met een mond vol tanden.
Resultaat: Het behaalde eindresultaat is naar mijn mening goed. Het was een geslaagde dag en ging erg snel doordat het niet verveelde door alle vrijwel nieuwe indrukken om je heen. Ook op het gebied van mondelinge communicatie is die goed geslaagd. Ik heb goede gesprekken gehad met verschillende standhouders en dit was erg leuk.
Terugkoppeling: In eenzelfde situatie zal ik mij vrijwel hetzelfde gedragen. Het ging goed.
3. Samenwerking (3)
Situatie: Aan het begin van de ochtend en eind van de middag was het bij de ingang en garderobe erg druk met veel mensen die kwamen en weer gingen. Ik zelf stond bij de VIP-Lounge en had het op dat moment nog niet erg druk, ik had lekker kunnen gaan zitten en thee gaan drinken maar dat heb ik niet gedaan. Ik heb er voor gekozen de andere studenten mee te helpen op punten waar het niet alleen lukte. Dit zorgde voor meer overzicht en samen stond je sterker.
Taken: Mijn taak ten aanzien van deze competentie is gebleken op momenten waarbij ik insprong bij mijn collega's en hen verder hielp om zo een goed resultaat te behalen.
Acties: Wanneer ik op de plek kwam waar ik stond zocht ik eerst overzicht en vroeg mijn collega wat ik het beste kon doen om zo dubbelwerk of werk wat niet nodig was te voorkomen. Daarna ben ik aan de slag gegaan en heb ik het net zo lang gedaan tot het wat rustiger was.
Resultaat: Het eindresultaat ten opzichte van samenwerken was erg goed. Ik had hierdoor niet het idee dat ik stond toe te kijken naar andere omdat ik op dat moment niet zoveel te doen had. En mijn collega ook niet in de stress is geschoten.
Terugkoppeling: Als ik nog een keer in een zelfde situatie zal komen dat collega’s het op dat moment niet redde door de drukte en ik sta op dat moment niks te doen zal ik zeker weer bijspringen. Iedereen heeft er profeit van. De klant omdat het soepeler en sneller gaat, mijn collega omdat er wat werk van haar afgenomen wordt en voor mijzelf het geeft een goed gevoel als je wat voor een ander gedaan hebt.
4. Inzet(3)
Situatie: Vanaf het moment dat ik op mijn plek stond, in de VIP-Lounge, heb ik alles vrijwel alleen gedaan zonder overal toestemming voor te hoeven vragen. Ik mocht het daar eigen maken en dingen doen zoals ik het zelf wilde als het maar goed verliep. Dit heb ik dan ook gedaan. Ook wanneer er iets gedaan moest worden nam ik het initiatief dit te doen, zo kwam ik er ook sneller achter hoe alles in elkaar zat en de achtergrond van de beurs.
Taken: Bij taken komt deze competentie vrijwel overal naar voor. Op alle punten waarmee ik in aanraking kwam heb ik mijn volledige inzet getoond en heb ik gedaan wat er gedaan kon worden. Wanneer er iets was wat nog niet gedaan was en toch moest gebeuren deed ik dat ook even, zo was er op een gegeven moment bij de garderobe niemand meer door een wisseling toen ben ik tijdelijk achter de garderobe gaan staan om dit even over te nemen tot er iemand terug zal komen.
Acties: Acties die ik heb ondernomen om deze competentie te behalen worden ook deels bij taken verteld. Het bijspringen op punten waar het even nodig is, zoals bij de garderobe. Doen wat je kunt doen en geïnteresseerd luisteren naar gesprekken die je hebt om zo meer te weten te komen over de achtergronden van de bezoekers.
Resultaat: Het eindresultaat wat ik hiermee op de beurs heb bereikt is erg goed. Ik heb een tevreden gevoel over de door mij uitgevoerde taken en initiatieven die ik heb genomen.
Terugkoppeling: Wanneer ik weer in een zelfde situatie zal komen zou ik hetzelfde doen als ik afgelopen keer gedaan heb. Het beviel goed en de reacties waren zeer positief.
