1. Bedrijf/Opdrachtgever
HCG, Hockeyclub Geldermalsen
2. Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
De opdracht was een leuk hockeyfeest te organiseren voor de leden van Hockeyclub Geldermalsen. Om op deze manier de leden ook buiten de trainingen en wedstrijden samen te laten zijn en leuke contacten te leggen. Mijn taak bij het organiseren van dit hockeyfeest was in de voorbereiding te zorgen voor de aankleding, zorgen dat alles op tijd geregeld werd, de inschrijvingen compleet waren en er geen onverhoopte dingen zouden gebeuren en er genoeg medewerkers bij het helpen op en afbouwen waren.
Tijdens het feest zelf had ik verschillende taken. in het begin heb ik ervoor gezorgd dat volgens de regels de mensen binnen kwamen die zich ingeschreven hadden en er betaald werd. Wanneer de deuren gesloten waren en het feest op volle gang was heb ik afwisselend achter de bar gestaan en rondgelopen of alles in orde was, was er iets aan de hand, dan waren er een aantal personen die dit verder zouden regelen, niet iedereen te gelijk, om te voorkomen dat er misverstanden zouden ontstaan.
3. Verloop opdracht
Voorbereidingsfase: het verloop van de opdracht in de voorbereidingsfase ging erg goed. We hebben een aantal vergaderingen gehad en hierin duidelijke plannen en afspraken gemaakt. Daarnaast hebben we bij elke vordering contact gehad over de mail waardoor iedereen op de hoogte was. Door deze planning was alles optijd geregeld en verliep het erg goed.
Uitvoeringsfase: Ook de uitvoeringsfase verliep goed. Hierin waren ook duidelijke afspraken gemaakt wie wat deed op het feest en wat gedaan moest worden als er iets voor zal vallen. Iedereen was ruim optijd aanwezig waardoor er goed opgebouwd kon worden en alles wat nog geregeld moest worden, geregeld kon worden.
4. De ontwikkelde competenties
Bij het organiseren van dit feest heb ik de volgende competenties ontwikkeld:
Voorbereidingsfase: mondelinge communicatie, creativiteit,
Uitvoeringsfase: Probleemanalyse, oordeelsvorming
Competenties
Creativiteit
Situatie: deze competentie is op meerdere momenten aan de orde gekomen tijdens de voorbereiden van het feest.
(1) Het begon met de vraag wat voor feest het zou moeten worden en hoe wij dit ten uitvoer wilden brengen. Veel van de voorgaande hockeyfeesten leken erg veel elkaar, wij wilden wat anders!!! Wij wilden een uniek feest dat op zou vallen. We kwamen tot het thema: “Aangeschoten wild”
(2) Op de week voor het feest sloeg de winter toe. Het sneeuwde enorm hard waardoor een deel van de ideeën aangepast moesten worden. Ondanks deze aanpassingen was ons doel nog steeds een feest dat uniek en opvallend zou zijn. Er moesten dus “creatieve” oplossingen en/of alternatieven komen.
(3) De aankleding van het feest vroegen om creatieve ideeën gerelateerd aan het thema.
(4) Tijdens het feest waren er toch nog onverwachte situaties en zaken die anders liepen dan gepland; zo was er te weinig variatie in muziek. Deze situaties moesten met de nodige creativiteit opgelost worden zodat de feestgangers er niets van merkten.
Taken: Mijn taak binnen de organisatie was het verzinnen van oplossingen die voor iedereen uitvoerbaar zouden zijn. Met de andere organisatoren brainstormden we over de ideeen en bekeken deze van verschillende kanten. Vervolgens moesten we de ideeen en plannen ook daadwerkelijk uitvoeren.
Acties: (1) Om te zorgen dat wij een uniek feest neer konden zetten wat voor iedereen leuk en toegankelijk is hebben we als eerst alle thema’s op geschreven die niet aan de orde zouden komen. Vervolgens hebben we een woordenspin gemakt met allemaal nieuwe woorden en hier uiteindelijk twee woorden van samen gevoegd.
(2) Toen opeens de winter toe sloeg zaten we met onze handen in de haren. Wat nu? Kunnen we wel een rokersruimte maken? Kunnen we wel buiten de entree maken? Kunnen we überhaupt van de gasten verwachten dat ze met dit weer naar het feest komen op de fiets? Ja dit konden wij!
Als eerst hebben we gezorgd voor extra promotie zodat iedereen echt geprikkeld werd om te komen. Leuke creatieve poster die beide kanten van het thema laat zien overal opgehangen. Wanneer de inschrijvingen door bleven gaan zag het er goed uit voor ons. We hebben besloten buiten een tent en een warmtepaal neer te zetten. Buiten werd ook alles versierd om de moed er goed in te houden.
(3) Wat kan er voor aankleding zonder dat het niet origineel is? Het was carnaval rond die tijd en daar heb ik goed gebruik van gemaakt. Met twee andere zijn zij naar de carnavals winkel gegaan en hebben voor aan de muren vellen dierenstof gekocht als huiden van wilde dieren die aangeschoten zijn en waarvan de huiden nog bewaard zijn. Zelf hebben we cowboypakken aangetrokken en ons helemaal in het thema gestopt, er hingen tekeningen aan de muur en was muziek die er bij paste.
(4) Op het moment dat te weinig variatie in muziek was hebben we het publiek laten stemmen door mee te zingen met bepaalde nummers wat voor muziek er gedraaid ging worden. Normaal wordt dit als ‘dom en suf’ gezien maar het was enorm komisch en iedereen deed gezellig mee.
Resultaat: (1) Het thema beviel erg goed. Je kon er meerdere kanten mee op en hier hebben dan ook veel bezoekers gebruik van gemaakt. De een kwam als dier, de ander als boom, er liep een jager rond en noem maar op.
(2) Doordat we extra gepromoot hadden wisten extra veel mensen het. Dit zorgde voor een goede aanloop van maarliefst 260 bezoekers. Buiten zag het er gezellig uit, en de rokers stonden door en warm bij de warmtepaal. Het enige minpunt was de entreetafel waar iedereen werd afgestreept en moest betalen. De papier werden erg vochtig door de sneeuw en lastig beschrijfbaar.
(3) De aankleding zag er leuk uit. Doordat het aan het plafond hing zag ook iedereen het. Naast de dierenhuiden zorgden de tekeningen voor een komisch effect.
(4) Iedereen deed mee en had helemaal niet door dat het niet voor de lol was maar omdat er te weinig soorten muziek waren. Erg grappig om te zien en vooral gaf het een erg gezellige sfeer. Iedereen was even met één ding bezig met zijn allen. De muziek die werd uitgekozen was toch vooral aprés ski.
We zijn met elkaar tot leuke ideeën gekomen en hebben die ook kunnen uitvoeren. Zo hebben we een origineel en onvergetelijk feest georganiseerd, waar nog lang over nagepraat zal worden omdat het “anders was”.
Terugkoppeling: Een goed begin, in dit geval een sterk thema, heeft vaak een goede afloop. Je begint sterk en zet dit door. Ik zal de volgende keer zeker weer beginnen met wat niet om vervolgens een leuk origineel idee te bedenken. Later wanneer ik een evenement zal organiseren wil ik ook echt iets unieks neerzetten.
Oordeelsvorming
Situatie: Na afloop van het feest hebben wij vergaderd en zijn het hele proces van het feest langs gelopen. Hoe zat de organisatie in elkaar, hoe verliep het feest, was dit als gepland, wat kan er beter?
Taken: Mijn taak was om vanuit mijn eigen visie te geven over het gehele verloop van zowel de voorbereidingen als het feest en vervolgens goed naar de mening van de anderen luisteren om zo te komen tot een lijst met punten van de zaken die goed gingen (dus voortgezet kunnen worden) en een aantal punten, dat beter kan. Met deze lijst kunnen we er voor zorgen dat het op de volgende feesten allemaal nog beter gaat.
Acties: De acties die ik heb ondernomen om een zo goed mogelijk oordeel te vormen zijn: gedurende de hele periode bij elke vergadering aanwezig zijn, opletten wat er gezegd wordt en meedoen in de discussies en brainstormsessies over hoe we dingen kunnen doen. Vervolgens heb ik bij het uitvoeren van deze taken erg goed opgelet hoe alles verliep en of dit volgens plan was of niet. Als laatste heb ik alles wat mij opgevallen was, in goede en in slechte zin, opgeschreven en heb dit voorgelegd in de vergadering om hier over te praten met de mede organisatoren.
Resultaat: Wij zijn tot de slotconclusie gekomen dat een aantal dingen heel goed gelopen en bevallen zijn en dus voortgezet moeten worden, maar dat er ook nog een aantal punten voor verbetering vatbaar zijn. Zo was er een puntje organisatie in de barcommissie. Deze was erg onduidelijk en niet iedereen wist wanneer hij/zij achter de bar moest staan. Hiervoor kan een beter schema gemaakt worden. Ook ervaringpuntjes zoals niet teveel wc-rollen op de toilet, deze worden alleen maar in gegooid. Deur van de mannen toilet eruit halen. Zorgen voor genoeg wisselgeld bij de entree en voldoende variatie in muziek.
Terugkoppeling: Al met al ben ik erg tevreden over de gang van zaken en de manier waarop ik, maar ook de anderen hun mening eerlijk verteld hebben en niet alleen geluisterd naar de anderen en hier zich hier stilzwijgend bij aangesloten.
Hieruit blijkt maar weer hoe belangrijk een goede, eerlijke communicatie is voor een optimaal eindresultaat. In de toekomst wil ik zeker proberen om ook in andere situaties op een opbouwende manier mijn mening te geven en te luisteren naar de mening van anderen en daarvan te leren.
Mondelinge communicatie
Situatie:De vergaderingen voorafgaand aan het hockeyfeest om het feest zo goed mogelijk te organiseren en de vergadering die plaats vond na afloop van het feest om dit te evalueren.
Taken: Mijn taak in de vergaderingen was actief deelnemen, mijn mening geven en met goede ideeën komen. Hierbij was natuurlijk heel belangrijk dat ik wist waar ik het over had. Op de vergadering achteraf heb ik over elk apart onderdeel verteld wat ik ervan vond , zo ook over degene met wie ik samenwerkte. Dit heeft iedereen gedaan en de feedback die ik zelf gekregen heb, heb ik dan ook zeer serieus genomen.
Acties: Om altijd mee te kunnen praten in het gesprek en te weten waar ik het over had, hield ik alles nauwkeurig bij en bereidde mij vooraf de vergadering voor zodat ik gemakkelijk kon zeggen wat ik dacht en vond over bepaalde zaken. Zo wist ik ook precies wat belangrijk was voor bepaalde dingen om deze uit te kunnen voeren en kon dan navagen in de vergadering of iedereen dit snapte en er mee aan het werk kon.
Resultaat: Door goed op de hoogte te zijn en actief deel te nemen aan discussies was het prettig vergaderen. Ik wist waar het over ging en de anderen snapten wat ik zei, al met al zorgde dit voor een prettige samenwerking.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik goede feedback heb gegeven op het proces en ik heb ter harte genomen . Bovendien heb ik iedere vergadering goed voorbereid, zodat ik wist waar ik het over had en op goed op de hoogte was waardoor ik mee kon praten met de anderen. (voor zover zij ook op de hoogte waren.)
De volgende keer zal ik dit op eenzelfde manier aanpakken.
Probleemanalyse
Situatie: Deze competentie kwam op meerdere momenten voor.
(1) Het wisselgeld bij de entree was op waardoor wij geen wisselgeld terug konden geven, maar je kunt ook niet minder entree gaan vragen want dit is je winst.
(2) Achter de bar stond te weinig personeel doordat er een aantal mensen/vrijwilligers opeens niet konden komen. Dit terwijl er veel gasten consumpties wilden bestellen.
Taken: (1) Mijn taak was om te zorgen dat er toch wisselgeld was en iedereen gepast kon betalen.
(2) Mijn taak hierin was zorgen dat er genoeg bezetting was aan de bar door onderling te switchen met plaatsen waar op dat moment wel iemand gemist kon worden. Zodat iedereen zijn consumpties kreeg zonder al te lang te moeten wachten.
Acties: (1) Ik heb zoveel mogelijk geld gewisseld met de kassa die achter de bar stond en zo vaak mogelijk. Daarnaast heb ik alle bezoekers gevraagd of zij gepast konden betalen en als die niet lukte vroeg ik of zij misschien met z’n tweeën konden betalen en elkaar onderling geld terug konden betalen. Later op de avond heb ik mensen in plaats van wisselgeld een consumptiemunt gegeven met de waarde van het wisselgeld.
(2) Op het moment dat bijna iedereen binnen was waren er niet langer 2 mensen nodig bij de garderobe, die heb ik toen achter de bar gezet. Dit gold ook voor de mensen bij de entree. Als bijna iedereen binnen is, zijn hier ook niet mee zoveel mensen nodig en konden ook zij helpen achter de bar..
Resultaat: (1) Na heel wat heen en weer geregel heb ik het uiteindelijk voor elkaar gekregen dat, op 2 mensen na, iedereen het volledige entreebedrag betaald heeft. Zij het met een consumptie munt, zij het door middel van onderling terugbetalen.
(2) Ook hier is het na logisch na te denken en goed overzicht te houden uiteindelijk gelukt. In het begin duurde het bestellen van een consumptie ietwat lang maar na een kwartier was ook dit opgelost.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik de problemen goed en logisch heb opgelost. Het is resultaat was uiteindelijk goed. Toch zal ik en paar punten veranderen.
(1) de volgende keer ga ik vooraf zorgen dat er meer dan genoeg muntgeld aanwezig is. Dit voorkomt een hoop gedoe.
(2)De volgende keer ga ik een duidelijk schema maken met wie waar staat. Deze situatie was niet helemaal te voorspellen, maar ook hier moet een “plan b” voor zijn en dat zal er dus de volgende keer ook zeker zijn!
Omgevingsbewustzijn
Het organiseren van een hockeyfeest is een leuke maar ook riskante rol. Je organiseert een feest met de intentie om een leuke gezellige avond voor de leden te organiseren. Dit gaat in de meeste gevallen ook goed alleen nuttigt iedereen wel een aantal alcoholische dranken wat kan leiden tot problemen. In deze situaties moet je, je er van bewust zijn dat men niet reageert zoals je gewent bent en er veel mensen omheen staan in dezelfde situatie. Om deze momenten moet jij jezelf er goed van bewust zijn in welke situatie en omgeving je bevind om adequaat te kunnen reageren en actie ondernemen.
Situatie
Vooraf heb ik mij voorbereid op doelgroep die zal komen. Dit door duidelijke afspraken te maken en na te gaan hoe het eerdere keren gelopen is om zo goed te weten wat er zich kan afspelen.
Taken
Goed geïnformeerd van alles zijn vooraf en op de hoogte blijven tijdens het feest om zo overal op in te kunnen spelen.
Acties
Dit heb ik gedaan door vooraf met organisatoren die al langer in deze omgeving bekend waren te praten en de stappen door te nemen. Ook heb ik gedurende het feest aan verschillende mensen gevraagd hoe alles verliep en of ik hierop in kon spelen. Door genoeg voorkennis op te doen ben ik achter veel dingen gekomen. Hoe je adequaat tegen jongeren onder invloed moet praten/doen en wat gevaren kunnen zijn bij deze jongeren. Door gedurende de hele avond een oplettend oog te hebben kon ik goed oppikken wat er gebeurde en hierop reageren.
Resultaat
Doordat ik mijzelf vooraf goed verdiept had op de mogelijkheden en gesproken heb met personen die langer bekend waren in deze omgeving heb ik mij goed kunnen voorbereiden op de omgeving waarin ik terecht zal komen en hier de avond zelf veel profeit van gehad.
Terugkoppeling
Wanneer ik weer in een situatie kom waarin ik te maken krijg met mensen die op dat moment anders denken en doen dan normaal zal ik mij sowieso vooraf weer goed verdiepen in deze doelgroep om hierop voorbereid te zijn. Ik vond het leerzaam en leuk om achter feitjes te komen en zal dit dan de volgende keer ook weer doen.
